L’organizzazione è essenziale per favorire la crescita e la sostenibilità aziendale
A cosa serve organizzare l’azienda?
L’azienda può essere vista come un insieme di processi che coinvolgono risorse umane, tecnologiche e strumentali. Il concetto di organizzazione aziendale si riferisce alla strutturazione e al coordinamento dei processi e delle risorse all’interno di un’impresa.
Uno dei vantaggi di avere un efficace organizzazione aziendale è l’incremento del valore dei beni e/o servizi offerti ai clienti attraverso l’ottimizzazione di tali processi. Una corretta organizzazione aziendale implica la strutturazione, la regolazione e l’organizzazione dei dipartimenti/aree interne.
I principi di organizzazione aziendale sono metodologie e approcci di gestione che mirano a raggiungere gli obiettivi aziendali in modo efficace ed efficiente. Questi principi, come la divisione per dipartimenti/aree, la definizione di ruoli e responsabilità, la delega corretta e la standardizzazione dei processi, sono applicabili a qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dal settore o dalle funzioni aziendali.
Nel processo di progettazione aziendale, è fondamentale considerare le variabili sociali, tecniche e organizzative che influenzano il comportamento e lo sviluppo dell’azienda. Tra quest’ultime, si includono la struttura, i sistemi, la leadership e la cultura aziendale, che contribuiscono a creare connessioni tra tutti gli elementi interni.
Organizzare l’azienda richiede un’attenta pianificazione e un’analisi approfondita delle risorse e delle attività così come delle conseguenze delle stesse secondo la logica della sostenibilità riflettendo sugli aspetti ambientali, sociali e di governance.
Inoltre, è importante utilizzare strumenti come l’organigramma per rappresentare la struttura aziendale, il mansionario per definire ruoli e compiti e i KPI per monitorare le performance.
Quali sono gli aspetti da organizzare?
L’organizzazione è una responsabilità fondamentale dell’imprenditore, poiché è il primo a beneficiare dei risultati positivi.
Per organizzare con successo, è essenziale coordinare tutte le risorse – che siano informazioni, strumenti, persone o materie prime – nell’ambito di tutti i processi aziendali, dal momento iniziale dell’input fino all’output desiderato.
Gli aspetti da definire nell’organizzazione sono molteplici, per esempio:
- il business model adottato dall’impresa;
- la scelta della struttura organizzativa da adottare;
- il dimensionamento delle risorse;
- la gestione per processi standardizzati e sistematici;
- il coordinamento regolato tra le diverse risorse;
- la gestione dei carichi di lavoro;
- il monitoraggio delle performance;
- la circolazione dei flussi di informazioni.
In un’azienda in salute che registra crescita e raggiunge gli obiettivi prestabiliti, ciascuna di queste componenti è costantemente soggetta a controllo, monitoraggio, analisi, ristrutturazione e, se necessario, riorganizzazione.
Definire chiaramente i processi chiave, identificare i ruoli e le responsabilità, stabilire procedure e misurare le performance sono elementi essenziali per favorire la produttività, la soddisfazione dei clienti e la competitività dell’azienda sul mercato.
L’adozione di strumenti informatici e metodologie innovative (digitalizzazione) può facilitare la transizione verso un’organizzazione per processi, consentendo un monitoraggio accurato, una rapida identificazione di eventuali criticità e una costante ottimizzazione delle attività operative.
Il focus sui processi e sulle procedure aziendali contribuisce al coinvolgimento e alla valorizzazione delle risorse umane presenti nell’organizzazione.
Cos’è il processo aziendale e come funziona
In un processo aziendale, si individuano diverse attività e sotto-processi, elementi che si determinano attraverso l’esecuzione di operazioni finalizzate a uno scopo. Il primo passo all’interno di un processo aziendale consiste nell’individuare l’obiettivo che il processo dovrà perseguire, definendo le regole e le procedure necessarie per raggiungere l’obiettivo finale.
Durante l’esecuzione del processo aziendale, diversi reparti saranno coinvolti e dovranno lavorare in sinergia o in modo indipendente, nel rispetto delle tempistiche prestabilite e mantenendo sempre l’obiettivo finale al centro dell’attenzione. È essenziale che vi sia uno scambio efficace di informazioni tra i vari reparti coinvolti per garantire il raggiungimento dell’obiettivo comune.
Per coordinare questa attività, è necessario stabilire chiaramente le responsabilità dei diversi reparti coinvolti nel processo, al fine di evitare complicazioni tra le diverse funzioni aziendali. È inoltre indispensabile individuare un process manager, ovvero un responsabile incaricato di supervisionare le procedure e completare tutte le fasi del processo. In determinate situazioni che richiedono una sinergia tra molteplici soggetti o reparti, potrebbe essere opportuno identificare una specifica unità organizzativa.
Nel saggio “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance” Porter teorizza un modello per descrivere la struttura di un’organizzazione come insieme di 9 processi, di cui 5 primari e 4 secondari.
I processi primari sono quelli che un’organizzazione svolge per generare i suoi prodotti e servizi e quindi fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali, dalla logistica interna ed esterna alle attività di marketing, dalla vendita alle operazioni di produzione, fino ai servizi post-vendita.
I processi secondari non contribuiscono direttamente alla creazione dell’output ma sono necessari per la realizzazione dei processi primari. Tra questi si individuano: approvvigionamento; gestione delle risorse umane; ricerca e sviluppo; attività di amministrazione e finanziarie.
Perché scrivere le procedure aziendali
Le procedure aziendali interne definiscono come devono essere eseguite le varie attività aziendali, garantendo coerenza, efficienza e conformità alle politiche dell’azienda.
Scrivere e comunicare in modo chiaro le procedure interne permette a ogni membro del team di svolgere le attività in maniera uniforme, evitando disguidi, ritardi e incomprensioni. Questo approccio non solo migliora l’efficienza operativa, ma contribuisce anche alla tutela legale dell’impresa e alla prevenzione di situazioni di crisi.
È fondamentale che le procedure aziendali siano redatte in maniera chiara, documentate in modo appropriato e periodicamente aggiornate, garantendo una corretta implementazione e una corretta condivisione all’interno dell’organizzazione. La verifica periodica della conoscenza e dell’applicazione di tali procedure da parte del personale assicura un’efficace gestione interna e un’ottimale conformità alle linee guida aziendali.
La definizione di procedure aziendali efficaci richiede un processo sistematico e ben definito:
- identificare le attività che richiedono procedure;
- definire gli obiettivi della procedura;
- coinvolgere le risorse umane dedicate;
- rendicontare la procedura;
- testare e rivedere la procedura.
