Tenuta e conservazione registri contabili: modalità operative e orientamento dell’Amministrazione Finanziaria

L’Agenzia delle Entrate ha recentemente fornito chiarimenti in merito alle disposizioni normative in materia di tenuta dei registri contabili con sistemi elettronici precisando che:

• ai fini della regolarità, fino al terzo (sesto per il 2019) mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi non sussiste l’obbligo di stampa, salvo specifica richiesta in caso di accesso, ispezione o verifiche;
•   entro il predetto termine è necessario provvedere alla relativa conservazione sostitutiva / stampa in formato cartaceo.

Inoltre, relativamente ai predetti registri, secondo la stessa Agenzia, indipendentemente dalla successiva conservazione sostitutiva degli stessi, va versata l’imposta di bollo utilizzando il mod. F24 (codice tributo “2501”), entro il 30.04 di ciascun periodo di imposta.

Con riferimento ai registri contabili del 2020, in caso di tenuta degli stessi con sistemi elettronici, entro il 28.2.2022 dovrà essere e effettuata alternativamente:

• la stampa in formato cartaceo;
• la conservazione sostitutiva apponendo la marca temporale e la firma digitale.

N.B. Va evidenziato che, limitatamente al 2019, per effetto di quanto disposto dall’art. 5, DL n. 41/2021, c.d. “Decreto Sostegni”, è stato prorogato da 3 a 6 mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione (quest’ultimo scaduto il 10.12.2020 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare), il termine cui è collegato l’obbligo di conservazione sostitutiva. Di conseguenza il termine di conservazione nonché, come chiarito dall’Agenzia, di stampa dei registri 2019 risulta differito dal 10.3 al 10.6.2021.

ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO

Relativamente al libro giornale / libro degli inventari è richiesto l’assolvimento dell’imposta di bollo ai sensi dell’art. 16, lett. a), Tari a parte I, DPR n. 642/72.

In particolare, come disposto dall’art. 6, comma 1, DM 17.6.2014,: “l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica”.

Si rammenta che l’imposta dovuta tramite mod. F24, pari a € 16 per le società di capitali ovvero € 32 per ditte individuali / società di persone / cooperative:

• va versata, relativamente ai registri “utilizzati durante l’anno”, inteso, come specificato dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione 28.4.2015, n. 43/E quale anno solare, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (30.4 ovvero 29.4 in caso di anno bisestile);
• è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse. Per registrazione, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione 9.7.2007, n. 161/E, si intende “ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio”;
• va versata in unica soluzione utilizzando il codice tributo “2501” e riportando, quale anno di riferimento, l’anno per il quale è effettuato il pagamento (ad esempio, “2020” per i registri riferiti a tale anno).

Di conseguenza, in caso di tenuta dei registri con modalità elettronica, a prescindere dalla successiva conservazione sostitutiva o stampa in formato cartaceo, è necessario effettuare il versamento dell’imposta di bollo utilizzando la modalità telematica.

Così, con riferimento ai registri contabili relativi al 2020 entro il 30.4.2021 va versata l’imposta di bollo, determinata sulla base del numero delle registrazioni, tramite mod. F24, a prescindere che entro il 28.2.2022 il contribuente provveda alla conservazione sostitutiva ovvero alla stampa in formato cartaceo.