Modello 231: conoscere i rischi per proteggere la tua impresa
Un Modello 231 vale per ciò che dimostra di fare, non per ciò che dichiara di essere. Perché tutto parte da una buona analisi dei rischi.
L'azienda può essere vista come un insieme di processi che coinvolgono risorse umane, tecnologiche e strumentali. Il concetto di organizzazione aziendale si riferisce alla strutturazione e al coordinamento dei processi e delle risorse all'interno di un'impresa.
Uno dei vantaggi di avere un efficace organizzazione aziendale è l’incremento del valore dei beni e/o servizi offerti ai clienti attraverso l'ottimizzazione di tali processi. Una corretta organizzazione aziendale implica la strutturazione, la regolazione e l'organizzazione dei dipartimenti/aree interne.
I principi di organizzazione aziendale sono metodologie e approcci di gestione che mirano a raggiungere gli obiettivi aziendali in modo efficace ed efficiente. Questi principi, come la divisione per dipartimenti/aree, la definizione di ruoli e responsabilità, la delega corretta e la standardizzazione dei processi, sono applicabili a qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dal settore o dalle funzioni aziendali.
Nel processo di progettazione aziendale, è fondamentale considerare le variabili sociali, tecniche e organizzative che influenzano il comportamento e lo sviluppo dell'azienda. Tra quest’ultime, si includono la struttura, i sistemi, la leadership e la cultura aziendale, che contribuiscono a creare connessioni tra tutti gli elementi interni.
Organizzare l'azienda richiede un'attenta pianificazione e un'analisi approfondita delle risorse e delle attività così come delle conseguenze delle stesse secondo la logica della sostenibilità riflettendo sugli aspetti ambientali, sociali e di governance.
Inoltre, è importante utilizzare strumenti come l'organigramma per rappresentare la struttura aziendale, il mansionario per definire ruoli e compiti e i KPI per monitorare le performance.
L’organizzazione è una responsabilità fondamentale dell'imprenditore, poiché è il primo a beneficiare dei risultati positivi.
Per organizzare con successo, è essenziale coordinare tutte le risorse - che siano informazioni, strumenti, persone o materie prime – nell’ambito di tutti i processi aziendali, dal momento iniziale dell'input fino all’output desiderato.
Gli aspetti da definire nell’organizzazione sono molteplici, per esempio:
In un'azienda in salute che registra crescita e raggiunge gli obiettivi prestabiliti, ciascuna di queste componenti è costantemente soggetta a controllo, monitoraggio, analisi, ristrutturazione e, se necessario, riorganizzazione.
Definire chiaramente i processi chiave, identificare i ruoli e le responsabilità, stabilire procedure e misurare le performance sono elementi essenziali per favorire la produttività, la soddisfazione dei clienti e la competitività dell'azienda sul mercato.
L'adozione di strumenti informatici e metodologie innovative (digitalizzazione) può facilitare la transizione verso un'organizzazione per processi, consentendo un monitoraggio accurato, una rapida identificazione di eventuali criticità e una costante ottimizzazione delle attività operative.
Il focus sui processi e sulle procedure aziendali contribuisce al coinvolgimento e alla valorizzazione delle risorse umane presenti nell'organizzazione.
In un processo aziendale, si individuano diverse attività e sotto-processi, elementi che si determinano attraverso l’esecuzione di operazioni finalizzate a uno scopo. Il primo passo all’interno di un processo aziendale consiste nell’individuare l’obiettivo che il processo dovrà perseguire, definendo le regole e le procedure necessarie per raggiungere l’obiettivo finale.
Durante l’esecuzione del processo aziendale, diversi reparti saranno coinvolti e dovranno lavorare in sinergia o in modo indipendente, nel rispetto delle tempistiche prestabilite e mantenendo sempre l'obiettivo finale al centro dell'attenzione. È essenziale che vi sia uno scambio efficace di informazioni tra i vari reparti coinvolti per garantire il raggiungimento dell'obiettivo comune.
Per coordinare questa attività, è necessario stabilire chiaramente le responsabilità dei diversi reparti coinvolti nel processo, al fine di evitare complicazioni tra le diverse funzioni aziendali. È inoltre indispensabile individuare un process manager, ovvero un responsabile incaricato di supervisionare le procedure e completare tutte le fasi del processo. In determinate situazioni che richiedono una sinergia tra molteplici soggetti o reparti, potrebbe essere opportuno identificare una specifica unità organizzativa.
Nel saggio “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance” Porter teorizza un modello per descrivere la struttura di un’organizzazione come insieme di 9 processi, di cui 5 primari e 4 secondari.
I processi primari sono quelli che un’organizzazione svolge per generare i suoi prodotti e servizi e quindi fanno riferimento a una serie di funzioni aziendali, dalla logistica interna ed esterna alle attività di marketing, dalla vendita alle operazioni di produzione, fino ai servizi post-vendita.
I processi secondari non contribuiscono direttamente alla creazione dell'output ma sono necessari per la realizzazione dei processi primari. Tra questi si individuano: approvvigionamento; gestione delle risorse umane; ricerca e sviluppo; attività di amministrazione e finanziarie.
Le procedure aziendali interne definiscono come devono essere eseguite le varie attività aziendali, garantendo coerenza, efficienza e conformità alle politiche dell'azienda.
Scrivere e comunicare in modo chiaro le procedure interne permette a ogni membro del team di svolgere le attività in maniera uniforme, evitando disguidi, ritardi e incomprensioni. Questo approccio non solo migliora l'efficienza operativa, ma contribuisce anche alla tutela legale dell'impresa e alla prevenzione di situazioni di crisi.
È fondamentale che le procedure aziendali siano redatte in maniera chiara, documentate in modo appropriato e periodicamente aggiornate, garantendo una corretta implementazione e una corretta condivisione all'interno dell'organizzazione. La verifica periodica della conoscenza e dell'applicazione di tali procedure da parte del personale assicura un'efficace gestione interna e un'ottimale conformità alle linee guida aziendali.
La definizione di procedure aziendali efficaci richiede un processo sistematico e ben definito:
Un Modello 231 vale per ciò che dimostra di fare, non per ciò che dichiara di essere. Perché tutto parte da una buona analisi dei rischi.
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